Kutsusta hyväksyttyyn pöytäkirjaan

1. Luo ja valmistele kokous

1. Valitse kokouslistalta Uusi kokous. Anna pakolliset nimi ja alkamisaika. Muut tiedot täydennetään tarpeen mukaan; lomake kertoo pakollisuuden jokaisen kentän kohdalla.
2. Valitse halutessasi kokouspohja. Se lisää asian otsikot, yhteiskirjoittamisen asetuksen ja kutsuohjeen tallennettaessa.
3. Paina Tallenna ja avaa kokous. Lisää esityslistalle käsiteltävät asiat. Kirjoita tausta ja päätösehdotus; lopullinen päätös kirjataan kokouksessa.

Valmistelu onnistuu ilman tilausta. Puheenjohtajan tai sihteerin nimen kirjoittaminen ei anna käyttöoikeuksia. Valitse kirjoittajat erikseen pöytäkirjan muokkaajiin. Yhteiskirjoittaminen sallii kutsuttujen kirjautuneiden osallistujien muokata sisältöä.

Tallentaminen ja lähettäminen: perustietolomake tallennetaan painikkeella. Asian tekstikentät tallentuvat automaattisesti. Tallennus ei lähetä kutsuja heti, mutta asetettu kutsujen lähetysaika ottaa ajastuksen käyttöön. Kaikki ajat ovat Suomen aikaa.

2. Lisää kutsuttavat ja lähetä kutsut

1. Avaa Lisää kutsuttavat. Anna yksi sähköpostiosoite tai tuo UTF-8-muotoinen CSV. CSV:n sarakkeet ovat email ja valinnainen name; myös sähköposti/nimi käyvät. Erottimena pilkku tai puolipiste.
2. Esikatsele ja vahvista vastaanottajat. Lisääminen ei vielä lähetä viestejä.
3. Tarkista esityslista, liitteet ja vastaanottajat kohdasta Kutsut ja osallistujat. Lähetä kutsut heti tai aseta lähetysaika kokouksen tiedoissa.

Sama kutsu sisältää henkilökohtaiset linkit kokoukseen ja äänestyksiin sekä esityslistan PDF:n ja kutsuun valitut liitteet. Pidä henkilökohtainen linkki omassa käytössäsi. Näytä kokous kutsutuille avaa näkymän lähettämättä sähköpostia.

Ajastus näkyy kokouskortissa. Peru ajastettu lähetys peruu ajastuksen ja jonossa odottavat viestit, mutta ei jo lähetettyjä kutsuja. Päivitettyjen materiaalien ja kutsujen uudelleenlähetys kuluttaa kutsukiintiötä.

Osallistun ei ole läsnäolomerkintä. Järjestäjä merkitsee läsnäolon ja äänioikeuden erikseen. Kutsu ei myöskään anna automaattisesti muokkausoikeutta.

3. Tarkista liitteet

Valitse Kokousmateriaalit-kohdasta käsittelykohta tai koko kokous, ja sitten PDF tai kuva. Yksi tiedosto saa olla enintään 5 Mt ja liitteiden yhteiskoko enintään 15 Mt.

Esikatselu näyttää kuvan tai PDF:n ensimmäisen sivun. Tiedosto tallennetaan vasta Lisää liite -painikkeella. Tallennetut liitteet näkyvät kortteina ja asian liiteluettelossa. Avaa alkuperäinen tiedosto tarkistaaksesi kaikki sivut.

Sisällytä kokouskutsuun lisää tiedoston seuraavaan kutsulähetykseen. Vain valmistelijoille rajaa tiedoston sisäiseksi ja estää sen lähettämisen kutsun mukana. Liitteen lisääminen ei itsessään lähetä sähköpostia.

4. Aloita kokous ja työskentele

Kokouskortin Aloita kokous käynnistää kokouksen vahvistuksesi jälkeen, jos käyttöoikeus on voimassa. Maksa ja aloita siirtää maksamiseen oikea kokous valittuna. Kun hyväksyt maksusivulla automaattisen aloituksen, kokous käynnistyy palvelimen varmistettua maksun, vaikka sulkisit maksusivun.

Suunniteltu alkamisaika ei aloita kokousta automaattisesti. Suunniteltu päättymisaika ei päätä sitä. Kokouksella on palvelun määrittämä enimmäiskesto varsinaisesta aloittamisesta.

• Asioiden pikavalikko ja Edellinen/Seuraava: vaihtavat omaa tarkastelukohtaasi. Ota käsittelyyn merkitsee yhteisen käsittelykohdan.
• Palstajako: valitse tasajako, enemmän tilaa kirjoittamiseen tai vain pöytäkirja. Voit vetää palstojen välistä jakajaa tai säätää sitä nuolinäppäimillä. Valinta muistetaan tässä selaimessa käyttäjä- ja kokouskohtaisesti.
• Keskittymistila: piilottaa hallintaosiot ja pitkät ohjeet. Palaa normaalinäkymään -painike palauttaa ne. Toiminto ei muuta kokouksen sisältöä tai muiden näkymää.
• Tallennettu: odota tätä ilmoitusta ennen poistumista. Jos toinen käyttäjä muokkaa samaa kenttää, kenttä lukittuu väliaikaisesti. Tekstikenttä kasvaa sisällön mukana tiettyyn enimmäiskorkeuteen asti.

Kapealla näytöllä Asiakirja ja Käsiteltävä asia -painikkeet vaihtavat näkyvää työaluetta. Rullauskohta ja avatut osiot muistetaan välilehdellä. Sisäiset muistiinpanot eivät näy osallistujien asiakirjoissa.

5. Valmistele ja pidä äänestys

1. Valitse käsiteltävä asia ja Lisää äänestys. Anna kysymys ja 2–50 erilaista vaihtoehtoa, yksi riville. Valitse käsin laskettava tai sähköinen äänestys.
2. Tarkista osallistujien läsnäolo, äänioikeus ja asiakohtaiset esteellisyydet. Esteellisyydet asetetaan Tehtävät ja jatkokäsittely -osiossa.
3. Aloita kokous. Käsin laskettavat äänet kirjataan plus- ja miinuspainikkeilla. Sähköinen äänestys avataan Hallitse äänestystä -sivulta; sen äänioikeudet muodostetaan avaushetkellä.
4. Päätä äänestys ja tarkista tulos. Sähköisessä äänestyksessä julkaise tulos osallistujille erikseen.

Äänestykset voi valmistella etukäteen. Salaisuusvalinta koskee sähköistä äänestystä. Osallistuja valitsee vaihtoehdon tai tyhjän äänen, vahvistaa ja lähettää. Lähetettyä ääntä ei voi muuttaa.

Käsin lasketun tuloksen korjaus vaatii perustelun. Sähköisen äänestyksen mitätöinti vaatii syyn. Kirjaa lopullinen päätös erikseen päätöskenttään.

6. Lisää jatkotehtävä

Jatkotehtävä on käsiteltävään asiaan liittyvä toimi, esimerkiksi ”Pyydä uusi tarjous”. Kuvaus ja vastuuhenkilö ovat pakollisia; määräpäivä on valinnainen tavoitepäivä. Vastuuhenkilöksi valitaan käyttäjätiliin yhdistetty osallistuja.

Tehtävä näkyy asian yhteydessä ja vastuuhenkilön omissa kokoustehtävissä. Sen voi merkitä tehdyksi tai palauttaa avoimeksi. Tehtävä ei itsessään muuta päätöstä eikä lisää uutta asiaa esityslistalle.

Siirrä seuraavaan kokoukseen kopioi asian, siihen liitetyt tiedostot ja avoimet tehtävät valitsemaasi valmistelussa olevaan kokoukseen. Alkuperäinen asia säilyy siirretty-merkinnällä.

7. Päätä kokous, tarkasta ja hyväksy

1. Päätä kaikki äänestykset ja odota tekstien tallennusta. Päätä kokous… tai Lähetä tarkastettavaksi siirtää pöytäkirjan tarkastukseen vahvistuksen jälkeen. Sisältöä ei voi muokata tarkastuksen aikana.
2. Tarkastaja valitsee koko pöytäkirjan tai yksittäisen kohdan ja hyväksyy tai palauttaa korjattavaksi. Kirjoita tarvittavat korjaukset kommenttiin. Yksittäisen kohdan hyväksyntä ei korvaa koko pöytäkirjan hyväksyntää.
3. Kun kaikki nimetyt tarkastajat ovat hyväksyneet koko nykyisen version, järjestäjä valitsee Hyväksy ja lukitse pöytäkirja. Lukittua sisältöä ei voi enää muuttaa.
4. Julkaise hyväksytty pöytäkirja valituille vastaanottajille tai lataa PDF. Julkaisu antaa lukuoikeuden; se ei lähetä sähköpostia.

Korjattavaksi palautetun pöytäkirjan muutokset edellyttävät uusia hyväksyntöjä. Esityslista PDF sisältää valmistelun; Pöytäkirja PDF on luonnos hyväksymiseen asti. Päätösote PDF sisältää valitun asian.

8. Käyttöoikeudet, kutsut ja laskut

Kertakokous 5,99 €: yksi nimetty kokous äänestyksineen ja 100 kokouskutsua. Kuukausitilaus 15,99 €/kk: rajattomasti kokouksia ja 1 000 kokouskutsua laskutuskaudessa. Äänestykset pidetään kokouksen aikana.

Tilaus ja kutsut -sivu näyttää käyttöajan sekä käytetyt ja jäljellä olevat kutsut. Kertakokousten kiintiöt näytetään kokouskohtaisesti. Ylläpidon myöntämä käyttöaika näkyy erikseen. Lisää kutsuja voi pyytää tarjouspyyntöpainikkeesta.

Hallitse tilausta avaa Stripen hallinnan. Lataa laskut vie laskuhistoriaan; myös uusiutuvien kuukausimaksujen laskut löytyvät Stripestä. Peruttu kuukausitilaus on käytettävissä maksetun voimassaoloajan loppuun. Kiintiö uusiutuu uuden laskutuskauden maksun vahvistuessa.

Jos jokin ei onnistu

• Kutsu ei saavu: tarkista osoite ja lähetyshistoria sekä vastaanottajan roskaposti. Lähetetty tarkoittaa sähköpostipalvelimen hyväksymää viestiä. Tarkista tila ennen uudelleenlähetystä, jotta et lähetä turhaa kaksoiskutsua.
• Äänestäminen ei onnistu: varmista, että kokous ja äänestys ovat käynnissä sekä läsnäolo ja äänioikeus on merkitty. Tarkista myös esteellisyys. Avaa osallistujan oma kutsulinkki.
• Teksti ei tallennu: tarkista yhteys ja tallennusilmoitus. Älä sulje välilehteä ennen kuin tallennus on varmistunut. Käytä tarvittaessa Palauta oma tallentamaton teksti -painiketta.
• Liitteen esikatselu puuttuu: avaa alkuperäinen tiedosto. Esikatselun puuttuminen ei yksin tarkoita, että tiedosto olisi kadonnut.
• Maksu vahvistuu hitaasti: odota vahvistusta ja tarkista Tilaus ja kutsut -sivu ennen uuden oston tekemistä. Maksupaluuosoite ei yksin aktivoi käyttöoikeutta.